Bewerbermanagement
Gerade mittelgroße und große Unternehmen, die regelmäßig mit einer großen Menge an Bewerbern umgehen müssen, sollten alles dafür tun, um diesen Vorgang zu optimieren und zu beschleunigen.
Dafür gibt es eine spezielle Management-Software, die den Betrieben unter anderem auch dabei hilft, schnellstmöglich die passenden Mitarbeiter zu finden.
Im folgenden Ratgeber wird eine solche Bewerbermanagement-Software genauer beschrieben und unter anderem gehen wir darauf ein, welche Vorteile und eventuell auch Nachteile eine solche mit sich bringt und mit welchen Kosten dabei zu rechnen ist.
Was versteht man unter Bewerbermanagement?
Wie der Name bereits erahnen lässt, beschreibt das Bewerbermanagement, das häufig auch Applicant Tracking bezeichnet wird, den kompletten Prozess rund um die Anstellung eines neuen Personals.
Dabei werden alle wichtigen Aufgaben integriert, wie zum Beispiel die Ausschreibung der Stelle oder auch das Vereinbaren eines Bewerbungsgesprächs.
Zudem werden die Dokumente, die die einzelnen Bewerber einreichen, mit der passenden Software dokumentiert und organisiert. Dadurch lässt sich der Bewerbungsprozess besser strukturieren und das Unternehmen selbst hat einen besseren Überblick über die einzelnen Dokumente und auch die Bewerber.
Welche Aufgaben werden mit einer Bewerbermanagement-Software erledigt?
Weiter oben wurde bereits erwähnt, dass es viele unterschiedlichste Aufgaben gibt, die mit einer Bewerbermanagement-Software erledigt werden können, dazu gehören unter anderem:
- Erstellung von Stellenanzeigen
- Kommunikation mit den Bewerbern
- Auswertung der eingereichten Bewerbungsunterlagen
- Aufbau eines sogenannten Talent-Pools
- Kommunikation innerhalb des Teams
- Einstellung des geeigneten Personals
Was bedeutet Bewerbermanagement-Software?
Mit einer modernen und innovativen Bewerbermanagement-Software lassen sich diverse Prozesse im sogenannten E-Reporting organisieren und optimieren.
Somit haben die dafür zuständigen Mitarbeiter eines Betriebes deutlich weniger Arbeit und im Idealfall wird auch schon bald ein passender Bewerber gefunden.
Damit brauchen nicht mehr Tausende von Zetteln durchgeschaut und abgeheftet werden. Stattdessen laufen die Bewerbungs-Prozesse digital und online ab.
Dadurch werden viele Vorgänge deutlich beschleunigt. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass dadurch mehr Übersicht vorherrscht und kein Bewerber mehr übersehen wird, was ansonsten nicht selten der Fall ist.
Welche Vorteile bietet eine Bewerbermanagement-Software?
Mit einem Bewerbermanagement-Tool lassen sich viele Vorteile generieren, von denen die Unternehmen profitieren, wie zum Beispiel:
Zeit- und Kostenersparnis
Da die Bewerbungen nicht mehr per Post eingereicht werden müssen, lässt sich der ganze Vorgang beschleunigen. Dadurch können die zuständigen Mitarbeiter Zeit und auch Kosten sparen.
Denn auch sie brauchen nicht mehr postalisch den jeweiligen potenziellen neuen Mitarbeitern Bescheid geben, ob sie zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen werden oder nicht. Stattdessen läuft das Ganze online ab und ist zudem auch deutlich schneller erledigt.
Abteilungsübergreifende Kommunikation
Früher mussten die einzelnen Abteilungen noch manuell miteinander kommunizieren, wenn eine Bewerbung einging. Durch die passende Management-Software ist dies nun deutlich einfacher und auch schneller erledigt.
Häufig arbeitet ein sogenanntes Recruiting-Team gemeinsam daran, neues Personal zu finden und alle Vorgänge, die in diesem Zusammenhang anfallen, zu erledigen.
Untereinander können sie sich beispielsweise Mails schreiben oder auch eine Videounterhaltung führen.
Es ist möglich, sich zu unterhalten und über bestimmte Bewerber auszutauschen. Zudem können die Teilnehmer bestimmten Aufgaben eine Timeline zuweisen, die unbedingt eingehalten werden muss.
Alle Mitglieder des Teams sehen diese und können ihre Arbeiten dementsprechend anpassen und ausrichten.
Schnellere Entscheidungsfindung
Dadurch, dass viele Prozesse in Bezug auf die Bewerbungen beschleunigt und optimiert werden, lässt sich logischerweise auch schneller eine Entscheidung treffen.
Davon profitieren sowohl die Bewerber wie auch die Unternehmen selbst. Denn wenn diese eine Stellenanzeige schalten, sind sie auch auf der Suche nach neuem Personal.
Darüber hinaus ist ein transparenter Entscheidungsprozess möglich, der von allen zuständigen Angestellten des Betriebes eingesehen werden kann. So können diese Kommentare, Bewertungen oder auch Hinweise zu den einzelnen Bewerbern hinzufügen.
Digitalisierte Vorgänge
Einer der größten Vorteile ist sicherlich, dass der komplette Prozess rund um die Bewerbung digital abläuft. Somit passiert es nicht mehr so schnell, wie oben bereits erwähnt, dass eventuell eine Mappe auf dem Postweg oder auch auf einem Schreibtisch der Sachbearbeiter verloren geht.
Stattdessen werden die Teammitglieder auf eine neue Bewerbung hingewiesen und sie alle können darauf zugreifen. Somit ist nicht nur eine Person dafür zuständig, sondern ein ganzes Team.
Logischerweise ist es, wie bei vielen anderen Vorgängen, heutzutage auch möglich, von unterwegs aus auf die Bewerberunterlagen zuzugreifen, was ein weiterer großer Vorteil ist.
Verbesserung der Marke
Nicht nur für die Unternehmen, sondern auch für die Bewerber selbst ist es sehr aufwendig, eine Bewerbung per Post zu schicken und diese vorher auszudrucken und zu frankieren.
Somit profitieren auch sie von der Bewerbermanagement-Software und können ihre Unterlagen so komfortabler, kostengünstiger und auch schneller einreichen. Dadurch steigt das Ansehen der Marke und dies spricht sich schnell herum.
So kann es sein, dass beim nächsten Mal deutlich mehr Bewerber an deine Tür klopfen als bei der Konkurrenz. Und wenn du gerade nach neuen Mitarbeitern suchst, ist dies ein riesiger Vorteil.
Denn Fachkräfte werden immer gesucht und in der heutigen Zeit rund um die Digitalisierung erst recht. Daher solltest du diese Chance ergreifen und dir so neue und geeignete Mitarbeiter sichern.
Was zeichnet eine gute Bewerbermanagement-Software aus?
Eine gute Bewerbermanagement-Software ermöglicht die oben genannten Vorteile. Zudem sollte sie über eine übersichtliche und klare Oberfläche verfügen.
So können sich auch Mitarbeiter schnell in das Thema hereinarbeiten, die ansonsten noch nie mit einem solchen Programm gearbeitet haben. Gleiches gilt auch für die Bewerber, die über diese Plattformen ihre Bewerbungen einreichen können.
Es muss möglich sein, die Stellenanzeigen automatisch hochzuladen und dafür lediglich wenige Klicks zu tätigen. Da diese nun gebündelt online gestellt werden, brauchst du nicht mehr die einzelnen Kanäle zu überwachen, wie zum Beispiel die sogenannten sozialen Medien, die Seite des Arbeitsamtes oder auch den Postweg.
Stattdessen findet der ganze Vorgang über die Bewerbermanagement-Software statt und du hast einen besseren Überblick.
Mit einer Bewerbermanagement-Software reduzierst du die Absprungrate
Oben wurde bereits erwähnt, dass viele Bewerber es sehr begrüßen, wenn auch die Bewerbungen heutzutage digital ablaufen. Und wenn dies möglich ist, reduzierst du damit die Absprungrate potenzieller neuer Mitarbeiter. Somit lohnt sich es auf jeden Fall, eine solche Software zu verwenden und von den vielen Vorteilen zu profitieren.
Welche Bewerbermanagement-Software soll ich wählen?
Überlege im Vorfeld, was das Programm alles mitbringen sollte. Anschließend kannst du die einzelnen Softwareangebote miteinander vergleichen und findest so schnell die Lösung für deine Zwecke.
Sehr wichtig ist es auf jeden Fall, dass du mit dieser deine Reichweite vergrößerst. Denn immer mehr Vorgänge laufen im Internet ab und die meisten Bewerber suchen daher auch online nach einem neuen Arbeitgeber.
Wenn du dringend nach einem neuen Mitarbeiter suchst, solltest du alle Kanäle nutzen, die zur Verfügung stehen und die über die Bewerbermanagement-Software zugänglich sind.
Unter anderem kannst du mit dieser auch die Suchmaschinen-Optimierung durchführen und analysieren. Eventuell gibt es hier Verbesserungspotenzial und du sprichst bereits durch einige kleinere Maßnahmen mehr Menschen an und begrüßt so eventuell schon bald neues Personal.
Gibt es bei der Nutzung von Bewerbermanagement-Software auch Nachteile?
Neben den zahlreichen Vorteilen gibt es nur wenige Nachteile der Bewerbermanagement-Software. So müssen sich die Mitarbeiter kurz in das Thema einarbeiten und sich dafür etwas Zeit freimachen.
Zudem ist ein solches Programm in der Regel nicht kostenlos. Wenn dann, steht nur ein Basispaket zur Verfügung, in dem nicht alle gewünschten Funktionen enthalten sind.
Somit musst du hierbei mit einem bestimmten Betrag im Monat oder im Jahr rechnen, worauf wir unten noch etwas genauer eingehen. Allerdings ist dies kein richtiger Nachteil, sondern lediglich eine Begleiterscheinung, die nur logisch ist, wenn ein Unternehmen auf der Suche nach einer Software ist, die bestimmte Vorgänge optimiert und verbessert.
Mit welchen Kosten müssen die Nutzer einer Bewerbermanagement-Software rechnen?
Die Kosten für Bewerbermanagement-Tools können sehr unterschiedlich ausfallen. Die preiswertesten Ausführungen sind ab circa 20 Euro im Monat erhältlich.
Besonders umfangreiche Programme können dagegen auch durchaus bis zu 100 Euro pro Monat kosten. Überlege daher im Vorfeld, was die Software alles können soll und wähle dann eine aus.
Sehr praktisch ist, dass viele Hersteller eine kostenlose Probeversion anbieten. Durch diese kannst du dich in Ruhe umschauen und komplett ohne Verpflichtungen testen und dich dann entscheiden.
Fazit
Mit einer Bewerbermanagement-Software lassen sich viele Vorgänge rund um die Bewerbung und die Bearbeitung der einzelnen Bewerber optimieren und beschleunigen.
Somit profitieren vor allem mittelgroße und große Unternehmen von einem solchen Programm. Auf diese Weise lässt sich die Personalverwaltung deutlich erleichtern und ist mit geringeren Kosten und weniger Zeit verbunden.
Daher sprechen viele gute Gründe dafür eine Bewerbermanagement-Software zu verwenden.
Schaue dir die einzelnen Tools genauer an und vergleiche sie miteinander, um das passende Programm für dein Unternehmen zu finden.
Die Vorteile einer Bewerbermanagement-Software noch einmal zusammengefasst:
- bessere Übersicht über die Bewerbungen
- digitale Vorgänge sind deutlich schneller erledigt
- alle Mitarbeiter des Teams haben Zugriff auf die Unterlagen und können Kommentare und Hinweise hinterlassen
- Bewerber können online auf die Stellenanzeige reagieren
- schnellere Antwort für die Bewerber
- Kosten- und Zeitersparnis
- Bündelung der einzelnen Stellenanzeigen
- die Bewerbermanagement-Software kann automatisch und selbstständig prüfen, welche Bewerber den vorgegebenen Anforderungen entsprechen
- das Programm leitet die Daten potenzieller neuer Mitarbeiter an die Sachbearbeiter weiter
- übersichtliche und einfache Dokumentation der Unterlagen
