Videokonferenz-Software: Software-Lösungen für eine ortsunabhängige Zusammenarbeit
Dank Video-Conferencing-Tools ist es möglich, mit jemandem am anderen Ende der Welt so zu sprechen, als wäre man im selben Raum. Videokonferenzen sind nicht nur praktisch, um sich mit Freunden und der Familie virtuell zu treffen. Auch für Unternehmen, die anstelle eines persönlichen Treffens mit anderen Niederlassungen, entfernten Mitarbeitern oder Geschäftspartnern an verschiedenen Orten kommunizieren müssen, sind sie von großer Bedeutung.
Heute sind Videokonferenz-Software nicht mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. Auch viele Fachkonferenz-Anbieter greifen mittlerweile auf sie zurück, um ihre Vorträge für ein breiteres Publikum auf der ganzen Welt verfügbar zu machen, so auch die OMKB. Video-Meetings und virtuelle Video-Seminare, Webinare und Video-Konferenzen bieten zahlreiche Vorteile, die keine mehr missen möchten.
Was ist ein Videokonferenz-Tool?
Im Kern geht es bei eine Videokonferenz-Software die Möglichkeit zur Kommunikation zwischen zwei oder mehr Personen durch den Einsatz von Kameras, Mikrofonen, Monitoren und Lautsprechern. Eine Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung ist für diese Funktion unerlässlich. Andernfalls verzögern sich die Video- und Audioübertragungen und fallen sogar ganz aus.
Videokonferenzen können über physische Desktop-Konferenzdienste eingeleitet werden, die in der Regel in Konferenzräumen und Meeting Rooms installiert. Oder man verwendet cloudbasierte virtuelle Konferenzdienste, die über ein Smartphone, Tablet oder Laptop zugänglich sind.
Die meisten Smartphone-Nutzer sind mit Video-Conferencing-Tools wie Facetime von Apple, Google Meet oder Microsoft Skype für die Kommunikation auf privater Verbraucherebene vertraut.
Unternehmen, die mehrere Personen oder Teams in einem Gespräch zusammenbringen müssen, können besser unternehmensfreundliche Dienste wie Zoom oder GoToMeeting nutzen. Diese Online-Videokonferenz-Tools unterstützen viele Nutzer gleichzeitig und bieten Funktionen wie Transkription, Aufzeichnung und Archivierung von Videoanrufen.
Videokonferenzen können zwar die Produktivität durch verbesserte Kommunikation und geringere Reisezeiten und -kosten steigern, sind aber stark von einer guten Internetverbindung abhängig. Eine verzögerte oder schlechte Videoqualität kann zu Frustration führen und ein Gespräch belasten, was die Produktivitätssteigerung wiederum beeinträchtigt.
Für wen eignen sich Software zur Video-Conferencing?
Videokonferenz-Tools eignen sich in erster Linie für Unternehmen, deren Mitarbeiter:innen, Kund:innen und Geschäftspartner:innen sich an verschiedenen Orten befinden. Aus der geographischen Perspektive ist es praktisch gleich, wo sich die Teilnehmer eines Video-Calls befinden.
Was bei international agierenden Organisationen jedoch eine große Rolle spielt, sind die verschiedenen Zeitzonen. Auf diese bei der Planung (Scheduling) von Video-Meetings Rücksicht zu nehmen, gehört zur Etikette rund um Video-Conferencing.
Video-Conferencing-Etikette – was du beachten solltest
Ähnlich wie bei persönlichen Meetings solltest du auch bei virtuellen Video-Calls bestimmte Höflichkeitsregeln beachten. Die wichtigsten haben wir nachfolgend zusammengetragen:
- Pünktlich zum Video-Call erscheinen.
- Kamera einschalten.
- Sich muten, während andere präsentieren.
- Für ein gutes Basis-Set-up für deinen Video-Call, d.h. eine gute Beleuchtung, eine ruhige, stille Umgebung und einen aufgeräumten, neutralen Hintergrund, sorgen. Letzteres lässt sich mit einem vorgefertigten Hintergrundbild oder dem Blur-Effekt erzielen.
- Sich mittig im Bild positionieren, einen guten Winkel wählen und direkt in die Kamera schauen.
- Sich ordentlich für virtuelle Meetings anziehen.
- Bewusst Redepausen einbauen, um andere zu Wort kommen zu lassen.
- Für eine starke und sichere Internetverbindung und eine gute Tonqualität sorgen.
- Ablenkungen, wie Haustiere, Kinder etc., minimieren.
- Keine Smartphone-Nutzung während Videokonferenzen!
- Das geplante Zeitfenster einhalten, pünktlich starten und aufhören.
Welche Videokonferenzsysteme gibt es?
Nicht zuletzt hat die Corona-Pandemie die Entwicklungs- und Benutzungsfrequenz von Videokonferenz-Software deutlich erhöht. Mittlerweile gibt es zahlreiche Videokonferenz-Anbieter, deren Produkte sich oft nur marginal voneinander unterscheiden. Einige der populärsten und am häufigsten verwendeten Tools zur Video-Conferencing sind folgende:
Welche Vorteile bietet eine Video Conferencing Software?
Videokonferenzen-Lösungen ermöglichen Menschen an verschiedenen Orten, sich in Echtzeit auszutauschen. Sie sind vollständig interaktiv und fast wie ein persönliches Treffen. Welche konkreten Vorteile Video-Calls und -Meeting bieten, erfährst du hier:
Mehr Flexibilität dank Video-Conferencing
Ganz gleich, wie lange im Voraus ein Meeting angekündigt wird, es ist unvermeidlich, dass ab und zu etwas dazwischenkommt. Der Vorteil von Videokonferenzen besteht darin, dass Meetings trotz unvorhergesehener Verspätungen bei der Anreise oder anderer Hindernisse wie geplant stattfinden bzw. einfach und schnell verschoben werden können.
Video-Meetings ermöglichen Remote-Work
Mit Videokonferenzen wird die Remote-Arbeit zu einer effektiven und realistischen Option. Spontane Besprechungen können jederzeit und ortsunabhängig stattfinden, um Ideen zu diskutieren und Dokumente gemeinsam zu bearbeiten.
Video-Calls sorgen für Zeit- und Kostenersparnis
Ähnlich wie bei Telefonkonferenzen entfallen bei Videokonferenzen Reisekosten, wie Flugtickets, Bahnfahrkarten, Spesen und Hotelrechnungen. Werden Reisezeiten und -kosten gespart, bleibt mehr Zeit für produktives Arbeiten.
Über welche Funktionen verfügen Tools für Video-Meetings?
Kostenlose Aufnahme von Video-Meetings
Da Videokonferenzen in der Regel viele wichtige Informationen enthalten, ist die kostenlose Aufzeichnung von solchen Meetings eine wichtige Funktion.
Mit der kostenlosen Videoaufzeichnung kann sich jeder Teilnehmer auf das Gesagte konzentrieren, anstatt zu versuchen, sich Notizen zu machen. Wenn jemand etwas noch einmal durchgehen muss, kann sich diese Person einfach die Aufzeichnung anhören.
Diese Funktion ist auch dann sehr nützlich, wenn einige Teammitglieder aus irgendeinem Grund nicht an der Besprechung teilnehmen können.
(Fast) unbegrenzte Anzahl an Meeting-Teilnehmer:innen möglich
Ebenso ist bei manchen Tool-Anbietern die Anzahl der Teilnehmer pro Video-Call begrenzt. Berücksichtige dies bei der Suche, wenn du ein Tool für eine größere Organisation benötigst.
Smartphone-freundliche Video-Call-Dienste
Die meisten Menschen sind heute ständig in Bewegung. Das sollte sie aber nicht daran hindern, an einer Videokonferenz teilzunehmen. Eine gute Video-Conferencing-Software ist auch vom Handy aus unkompliziert bedienbar.
Präsentationsmodus in Video-Meetings
Eine weitere wichtige Funktion ist der Präsentationsmodus. Dieser ermöglicht es unter anderem, alle Teilnehmer:innen außer dem Moderator stumm zu schalten. So können Hintergrundgeräusche ausgeblendet werden. Auf diese Weise kann sich jeder auf die Präsentation konzentrieren.
Q&A-Funktion für Videokonferenz-Calls
Interaktion ist ein essentieller Bestandteil von Video-Calls. Eine Frage- und Antwort-Runde ermöglicht einen moderierten und organisierten Austausch zwischen den Teilnehmer:innen. Dazu melden sie sich durch einen Klick auf “Hand heben” zu Wort und können der reihe nach ihre Fragen stellen.
Anbindung an CRM
Moderne Video-Call-Software unterstützen auch Schnittstellen zu Customer Relations Management Softwares. So lassen sich Teilnehmerdaten schnell und automatisiert erfassen und für Marketing-Maßnahmen nutzen.
Wie funktioniert eine Videokonferenz-Software und was benötigt man dafür?
Um an einen Video-Call teilnehmen zu können, benötigst du folgende Informationen:
- Name des Tool-Anbieters, um die Software bei Bedarf herunterladen zu können
- Einladungslink zur Besprechung
- Meeting-ID
- Hardware mit Bildschirm, Kamera, Mikrofon und Lautsprecher (PC, Laptop, Tablet oder Smartphone)
- Gute Internetverbindung
Die Funktionsweise von Online-Meeting-Tools ist relativ ähnlich. Wie du den meisten virtuellen Meetings beitrittst, liest du nachfolgend:
- Zunächst lädst du die Software herunter und legst ein Benutzerkonto an. Manche Video-Conferencing-Software funktionieren auch ohne Benutzerprofil.
- Dann öffnest du den Einladungslink zur Besprechung und gibst dort den Meeting-ID ein (wenn erforderlich).
- Bevor du den virtuellen Besprechungsraum betrittst, prüfst du deine Kamera- und Toneinstellungen.
- Anschließend kannst du den Meeting-Room betreten oder warten, bis der Moderator dich reinlässt.
Woran erkennt man gute Anbieter für Conferencing Software?
Gute Video-Conferencing-Tools bieten viele Features für einen bezahlbaren Preis. Da sich die Technologie für Video-Meetings bereits etabliert und für alle erreichbar ist, müssen gute Software nicht automatisch viel kosten. Viel wichtiger ist heute, dass Videokonferenz-Software ausreichend gegen Hackerangriffe geschützt sind. Ebenso sind eine Erreichbarkeit der Dienste rund um die Uhr, benutzerfreundliche Oberflächen, eine einfache Installation und nützliche Features Merkmale guter Tool-Anbieter.
Auf den Tool-Review-Seiten der OMKB kannst du dir zuverlässige Informationen zu den gängigen Videokonferenz-Tools einholen. Da unsere Tool-Bewertungen hundertprozentig von echten Anwender:innen stammen, bietet dir unsere Plattform eine sichere Quelle, um gute Anbieter für Conferencing Software zu finden.
