Video Conferencing-Tools ermöglichen virtuelle Treffen und ein flexibles und ortsunabhängiges zusammenarbeiten. Technische Voraussetzungen sind meist Webcam und Headset. Die Online-Meeting-Alternative ersetzt kostenintensive Dienstreise und ist besonders im internationalen Umfeld äußerst praktisch. Wertvolle Arbeitszeit und Ressourcen können somit eingespart werden. Video Conferencing-Tools bieten unterschiedliche integrierte Funktionen, wie z.B. eine Chat-Funktion, Bildschirmfreigabe, Aufzeichnung eines Meetings, Einladung per Link, verschiedene Hintergründe, etc.
Dank Video-Conferencing-Tools ist es möglich, mit jemandem am anderen Ende der Welt so zu sprechen, als wäre man im selben Raum. Videokonferenzen sind nicht nur praktisch, um sich mit Freunden und der Familie virtuell zu treffen. Auch für Unternehmen, die anstelle eines persönlichen Treffens mit anderen Niederlassungen, entfernten Mitarbeitern oder Geschäftspartnern an verschiedenen Orten kommunizieren müssen, sind sie von großer Bedeutung.
Heute sind Videokonferenz-Software nicht mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. Auch viele Fachkonferenz-Anbieter greifen mittlerweile auf sie zurück, um ihre Vorträge für ein breiteres Publikum auf der ganzen Welt verfügbar zu machen, so auch die OMKB. Video-Meetings und virtuelle Video-Seminare, Webinare und Video-Konferenzen bieten zahlreiche Vorteile, die keine mehr missen möchten.
Im Kern geht es bei eine Videokonferenz-Software die Möglichkeit zur Kommunikation zwischen zwei oder mehr Personen durch den Einsatz von Kameras, Mikrofonen, Monitoren und Lautsprechern. Eine Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung ist für diese Funktion unerlässlich. Andernfalls verzögern sich die Video- und Audioübertragungen und fallen sogar ganz aus.
Videokonferenzen können über physische Desktop-Konferenzdienste eingeleitet werden, die in der Regel in Konferenzräumen und Meeting Rooms installiert. Oder man verwendet cloudbasierte virtuelle Konferenzdienste, die über ein Smartphone, Tablet oder Laptop zugänglich sind.
Die meisten Smartphone-Nutzer sind mit Video-Conferencing-Tools wie Facetime von Apple, Google Meet oder Microsoft Skype für die Kommunikation auf privater Verbraucherebene vertraut.
Unternehmen, die mehrere Personen oder Teams in einem Gespräch zusammenbringen müssen, können besser unternehmensfreundliche Dienste wie Zoom oder GoToMeeting nutzen. Diese Online-Videokonferenz-Tools unterstützen viele Nutzer gleichzeitig und bieten Funktionen wie Transkription, Aufzeichnung und Archivierung von Videoanrufen.
Videokonferenzen können zwar die Produktivität durch verbesserte Kommunikation und geringere Reisezeiten und -kosten steigern, sind aber stark von einer guten Internetverbindung abhängig. Eine verzögerte oder schlechte Videoqualität kann zu Frustration führen und ein Gespräch belasten, was die Produktivitätssteigerung wiederum beeinträchtigt.
Videokonferenz-Tools eignen sich in erster Linie für Unternehmen, deren Mitarbeiter:innen, Kund:innen und Geschäftspartner:innen sich an verschiedenen Orten befinden. Aus der geographischen Perspektive ist es praktisch gleich, wo sich die Teilnehmer eines Video-Calls befinden.
Was bei international agierenden Organisationen jedoch eine große Rolle spielt, sind die verschiedenen Zeitzonen. Auf diese bei der Planung (Scheduling) von Video-Meetings Rücksicht zu nehmen, gehört zur Etikette rund um Video-Conferencing.
Ähnlich wie bei persönlichen Meetings solltest du auch bei virtuellen Video-Calls bestimmte Höflichkeitsregeln beachten. Die wichtigsten haben wir nachfolgend zusammengetragen:
Nicht zuletzt hat die Corona-Pandemie die Entwicklungs- und Benutzungsfrequenz von Videokonferenz-Software deutlich erhöht. Mittlerweile gibt es zahlreiche Videokonferenz-Anbieter, deren Produkte sich oft nur marginal voneinander unterscheiden. Einige der populärsten und am häufigsten verwendeten Tools zur Video-Conferencing sind folgende:
Videokonferenzen-Lösungen ermöglichen Menschen an verschiedenen Orten, sich in Echtzeit auszutauschen. Sie sind vollständig interaktiv und fast wie ein persönliches Treffen. Welche konkreten Vorteile Video-Calls und -Meeting bieten, erfährst du hier:
Ganz gleich, wie lange im Voraus ein Meeting angekündigt wird, es ist unvermeidlich, dass ab und zu etwas dazwischenkommt. Der Vorteil von Videokonferenzen besteht darin, dass Meetings trotz unvorhergesehener Verspätungen bei der Anreise oder anderer Hindernisse wie geplant stattfinden bzw. einfach und schnell verschoben werden können.
Mit Videokonferenzen wird die Remote-Arbeit zu einer effektiven und realistischen Option. Spontane Besprechungen können jederzeit und ortsunabhängig stattfinden, um Ideen zu diskutieren und Dokumente gemeinsam zu bearbeiten.
Ähnlich wie bei Telefonkonferenzen entfallen bei Videokonferenzen Reisekosten, wie Flugtickets, Bahnfahrkarten, Spesen und Hotelrechnungen. Werden Reisezeiten und -kosten gespart, bleibt mehr Zeit für produktives Arbeiten.
Da Videokonferenzen in der Regel viele wichtige Informationen enthalten, ist die kostenlose Aufzeichnung von solchen Meetings eine wichtige Funktion.
Mit der kostenlosen Videoaufzeichnung kann sich jeder Teilnehmer auf das Gesagte konzentrieren, anstatt zu versuchen, sich Notizen zu machen. Wenn jemand etwas noch einmal durchgehen muss, kann sich diese Person einfach die Aufzeichnung anhören.
Diese Funktion ist auch dann sehr nützlich, wenn einige Teammitglieder aus irgendeinem Grund nicht an der Besprechung teilnehmen können.
Ebenso ist bei manchen Tool-Anbietern die Anzahl der Teilnehmer pro Video-Call begrenzt. Berücksichtige dies bei der Suche, wenn du ein Tool für eine größere Organisation benötigst.
Die meisten Menschen sind heute ständig in Bewegung. Das sollte sie aber nicht daran hindern, an einer Videokonferenz teilzunehmen. Eine gute Video-Conferencing-Software ist auch vom Handy aus unkompliziert bedienbar.
Eine weitere wichtige Funktion ist der Präsentationsmodus. Dieser ermöglicht es unter anderem, alle Teilnehmer:innen außer dem Moderator stumm zu schalten. So können Hintergrundgeräusche ausgeblendet werden. Auf diese Weise kann sich jeder auf die Präsentation konzentrieren.
Interaktion ist ein essentieller Bestandteil von Video-Calls. Eine Frage- und Antwort-Runde ermöglicht einen moderierten und organisierten Austausch zwischen den Teilnehmer:innen. Dazu melden sie sich durch einen Klick auf “Hand heben” zu Wort und können der reihe nach ihre Fragen stellen.
Moderne Video-Call-Software unterstützen auch Schnittstellen zu Customer Relations Management Softwares. So lassen sich Teilnehmerdaten schnell und automatisiert erfassen und für Marketing-Maßnahmen nutzen.
Um an einen Video-Call teilnehmen zu können, benötigst du folgende Informationen:
Die Funktionsweise von Online-Meeting-Tools ist relativ ähnlich. Wie du den meisten virtuellen Meetings beitrittst, liest du nachfolgend:
Gute Video-Conferencing-Tools bieten viele Features für einen bezahlbaren Preis. Da sich die Technologie für Video-Meetings bereits etabliert und für alle erreichbar ist, müssen gute Software nicht automatisch viel kosten. Viel wichtiger ist heute, dass Videokonferenz-Software ausreichend gegen Hackerangriffe geschützt sind. Ebenso sind eine Erreichbarkeit der Dienste rund um die Uhr, benutzerfreundliche Oberflächen, eine einfache Installation und nützliche Features Merkmale guter Tool-Anbieter.
Auf den Tool-Review-Seiten der OMKB kannst du dir zuverlässige Informationen zu den gängigen Videokonferenz-Tools einholen. Da unsere Tool-Bewertungen hundertprozentig von echten Anwender:innen stammen, bietet dir unsere Plattform eine sichere Quelle, um gute Anbieter für Conferencing Software zu finden.
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