Dokumenten Management Software & Tools im Vergleich

Dokumenten-Management-Tools beschäftigen sich mit der cloud-basierten Verwaltung von Dokumenten. Dort können ähnlich wie bei DAM (Digital Asset Management) zentral elektronische Dokumente abgespeichert werden. Außerdem bieten eine Vielzahl von DMS (Dokumentenmanagement-System) ebenso die Erstellung, Weiterbearbeitung und das Teilen der Dokumente an.

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Was ist Caya?

CAYA ist ein digitaler Posteingang. Mit Caya können Sie Ihre virtuelle Administration effizient und schnell erledigen. Mit der CAYA Document Cloud können Sie Dokumente an einem zentralen Ort bearbeiten und managen.
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Was ist Google Workspace?

Bei Google Workspace handelt es sich um diverse Software-Werkzeuge des US-amerikanischen Unternehmens Google Ireland Limited. Früher war Google Workspace als Google Apps for Business und Google Apps for Work bekannt – im Jahr 2016 wurde dies dann zur GSuite, welche nun seit 2020 den Namen Google Workspace trägt. Folgende Dienste und Produkte sind im Business-Produkt enthalten: Gmail, Google Kalender, Google Drive, Google Meet, Google Docs, Sheets, Slides und Forms sowie Google Sites, Google+ und Google Apps Vault – außer Google Apps Vault sind alle im kostenpflichtigen Basispaket integriert. Alle angebotenen Software‘s sind so konzipiert, dass die Arbeit im Team gleichzeitig möglich ist. Der Hersteller bietet seine Produkte und Online-Dienste als Abonnement im Jahres- oder Monatstarif an. Einzelne Leistungen, wie individuelle E-Mail-Adressen, Erhöhung des Speicherplatzes u.v.m. können kostenpflichtig hinzu gebucht werden. Google bietet außerdem eine 14-tägige Probeversion des Produkts für bis zu 10 Nutzer an.
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Was ist Nextcloud?

Nextcloud, eine Open-Source Software, bietet die Möglichkeit Daten über den eigenen Server sicher zu speichern, synchronisieren und zu teilen. Mit Nextcloud ist der Zugriff auf diverse Dateien auch von anderen Computern und Mobilgeräten möglich, wenn die gewünschten Daten in einem geteilten Ordner abgelegt sind. Voraussetzung für den Zugriff auf die Dateien ist die kostenlose Installation von Nextcloud bzw. die Android / iOS Mobile-App auf den jeweiligem Endgerät. Benutzerhandbücher stehen dem Nutzer unterstützend zur Verfügung. Der Nextcloud-Server ist für jede Art und Größe von Unternehmen ideal aber auch für Privatpersonen empfehlenswert.
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Was ist Dropbox?

Dropbox ist ein Filehosting-Dienst oder sog. Cloud-Storage-Anbieter aus den USA und ermöglicht es, Dateien in einen speziellen Ordner online zu speichern, welcher im Hintergrund mit einem auf dem Server eingerichteten Ordner repliziert wird, diese zwischen verschiedenen Geräten zu synchronisieren oder mit anderen zu teilen. Dropbox ist also eine Art Internet-Festplatte. Über die kostenfreie Version erhält man 2 GB Speicherplatz und kann von beliebigen Geräten aus auf Fotos, Dokumente und andere Dateien zuzugreifen und diese teilen. Dropbox-Inhalte lassen sich mit Slack-Unterhaltungen kombinieren, um Teams auf dem gleichen Stand zu halten. Zudem ist die Adobe Creative Cloud-Integration möglich.

Unsere Tipps für die Auswahl der richtigen Dokumenten Management Software

In der heutigen digitalen Welt ist es für Unternehmen unerlässlich, ihre Dokumente sicher und effektiv zu verwalten. Eine effektive Lösung hierfür ist die Implementierung einer Dokumenten Management Software (DMS). Eine DMS ist ein System, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Dokumente sicher zu speichern und leicht zugänglich zu machen. Aber mit so vielen verschiedenen Optionen auf dem Markt, kann die Auswahl der richtigen Software eine Herausforderung sein. In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Arten von DMS, die Merkmale, die bei der Auswahl zu berücksichtigen sind, und die Vorteile einer Cloudbasierten Software im Vergleich zu einer lokalen Installation.

Was ist Dokumenten Management Software?

Dokumenten Management Software ist eine Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt ihre Dokumente effektiv zu organisieren, zu verwalten und auszutauschen. Ein DMS-System kann alle Arten von Dokumenten, wie zum Beispiel Word-Dokumente, Excel-Tabellen, PDFs, Bilder und E-Mails verwalten. Eine DMS kann als zentrale Datenbank dienen, die es den Nutzern ermöglicht Dokumente schnell zu finden und darauf zuzugreifen.

Ein weiterer Vorteil von Dokumenten Management Software ist die Möglichkeit, die Sicherheit und den Datenschutz von Dokumenten zu gewährleisten. Mit einem DMS können Unternehmen den Zugriff auf bestimmte Dokumente einschränken und sicherstellen, dass nur autorisierte Personen darauf zugreifen können. Außerdem können Dokumente automatisch archiviert und regelmäßig gesichert werden, um Datenverluste zu vermeiden.

Warum ist die Auswahl der richtigen Dokumenten Management Software wichtig?

Eine effektive DMS-Lösung kann die Produktivität und Effizienz eines Unternehmens um ein Vielfaches steigern und sogar Betriebskosten senken. Durch Auswahl der richtigen DMS kann ein Unternehmen Zeit, Geld und vor allem auch Ablenkungen sparen.

Die verschiedenen Arten von Dokumenten Management Software

Es gibt verschiedene Arten von Dokumenten Management Software auf dem Markt. Einige DMS-Systeme sind speziell für den Einsatz in großen Unternehmen mit komplexen Anforderungen und vielen Nutzern konzipiert, während andere Systeme für kleinere Unternehmen oder Einzelnutzer geeignet sind.

Die verschiedenen Arten von DMS sind:

  • Desktopbasiertes Dokumenten Management: Dies sind DMS-Lösungen, die lokal auf einem Computer installiert werden. Sie bieten in der Regel grundlegende Funktionen zum Verwalten von Dokumenten. Die Nutzer eines Desktop-DMS können Dokumente auf ihrem Computer speichern und verwalten.
  • Webbasiertes Dokumenten Management: Webbasierte DMS-Lösungen bieten Nutzern eine leichte und schnelle Möglichkeit, auf ihre Dokumente zuzugreifen. In der Regel sind diese Lösungen cloudbasiert und können von jedem Ort aus genutzt werden, solange eine Internetverbindung besteht.
  • Cloud-basiertes Dokumenten Management: Ein cloudbasiertes DMS ist eine webbasierte Software, die Dokumente sicher in der Cloud speichert. Die Nutzer können von jedem Ort aus auf ihre Dokumente zugreifen, wenn sie eine Internetverbindung haben. Ein cloudbasiertes DMS ist ideal für Unternehmen, die ortsunabhängig arbeiten möchten oder die Möglichkeit haben wollen, von jedem Ort auf ihre Dokumente zuzugreifen.

Funktionsmerkmale, die bei der Auswahl einer Dokumenten Management Software zu berücksichtigen sind

Bei der Auswahl einer richtigen Dokumenten Management Software ist es wichtig, auf bestimmte Funktionen zu achten. Einige der Funktionen, die bei der Auswahl zu berücksichtigen sind, sind:

  • Suchfunktion, um Dokumente schnell finden zu können
  • Möglichkeiten zur automatisierten Dokumentenablage
  • Versionskontrolle
  • Integrierte Workflow-Tools zur besseren Zusammenarbeit
  • Integration mit Geschäftsanwendungen wie Microsoft Office oder ERP-Systemen
  • Hochgradige Sicherheitsfunktionen
  • Benutzerfreundlichkeit und Anpassbarkeit des Systems
  • Preis und Support von Anbietern

Preisvergleich: Wie viel kostet eine gute Dokumenten Management Software?

Die Kosten für eine Dokumenten Management Software hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel der Größe des Unternehmens, den Anforderungen an das System und dem Funktionsumfang der Software. Ein Desktopbasiertes DMS kann schon ab ein paar hundert Euro zu erwerben sein, während cloudbasiertes DMS häufig mit einem Abonnement-Preis verbunden sind.

Wir empfehlen jedoch, ein DMS nicht nur auf Preisbasis auszuwählen, sondern vielmehr auf Basis der tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens.

Die Vorteile einer cloudbasierten Dokumenten Management Software im Vergleich zu einer lokalen Installation

Es gibt viele Vorteile einer cloudbasierten DMS-Lösung im Vergleich zu einer lokalen Installation. Ein cloudbasiertes DMS bietet Nutzern die Flexibilität, von überall aus auf ihre Dokumente zuzugreifen. Ein cloudbasiertes System ermöglicht es außerdem, mehrere Nutzer gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten, was eine effektivere Zusammenarbeit im Team ermöglicht. Im Gegensatz dazu bietet eine lokale Installation nicht den gleichen Grad an Flexibilität und eignet sich besser Schwerpunktmäßig für Einzelnutzer und kleine bis mittelgroße Unternehmen, die ihre Dokumente lokal speichern möchten.

Wie man die Benutzerfreundlichkeit und Anpassbarkeit einer Dokumenten Management Software bewertet

Die Benutzerfreundlichkeit und Anpassbarkeit einer DMS ist ein wichtiger Faktor bei der Auswahl. Eine DMS-Lösung sollte einfach zu navigieren und zu bedienen sein. Ein gutes DMS-System sollte auch Anpassungsmöglichkeit bieten, damit Nutzer es individuell einrichten und einrichten können. Ein benutzerfreundliches DMS ermöglicht es den Nutzern, schnell und einfach zwischen verschiedenen Ansichten und Funktionen zu wechseln. Eine DMS-Lösung, die schwer zu bedienen ist, kann zu geringer Produktivität und Frustration der Nutzer führen.

Integration von DMS mit anderen Geschäftsanwendungen

Es ist wichtig, dass das gewählte DMS gut mit anderen Geschäftsanwendungen integriert werden kann, die ein Unternehmen bereits nutzt, wie zum Beispiel Microsoft Office oder ein ERP-System. Ein gutes DMS-System wird in der Lage sein, nahtlos mit anderen Anwendungen zu funktionieren und den Nutzern einen reibungslosen Arbeitsablauf zu ermöglichen.

Sicherheitsaspekte bei der Auswahl einer Dokumenten Management Software

Die Sicherheit Ihrer Daten sollte bei der Auswahl einer DMS-Lösung oberste Priorität haben. Ein guter DMS-Anbieter sollte eine hochgradige Verschlüsselung zum Schutz Ihrer Daten, sowie regelmäßige Backups und Firewalls anbieten. Es ist ratsam, die Sicherheitsrichtlinien und Zertifizierungen des Anbieters zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher aufbewahrt werden.

Erfolgsbeispiele: Wie andere Unternehmen von einer guten DMS profitiert haben

Eine DMS-Lösung kann die Effizienz und Produktivität Ihres Unternehmens erheblich steigern. Es gibt viele Erfolgsbeispiele von Unternehmen, die von der Implementierung eines DMS profitiert haben. Ein gutes DMS-System reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Dokumentenverwaltung, erleichtert Verbesserung der Zusammenarbeit und ermöglicht es Mitarbeitern, schnell und einfach auf relevante Dokumente und Informationen zugreifen zu können. Unternehmen, die in eine effektive DMS-Lösung investiert haben, berichten in der Regel von höherer Produktivität, besserer Zusammenarbeit und weniger Frustration oder Arbeitsschwierigkeiten.

Fazit

Dokumenten Management Software ist eine effektive Möglichkeit, um Ihre Dokumente sicher zu verwalten und effektiv zu nutzen. Bei der Auswahl einer DMS-Lösung sollten Sie verschiedene Faktoren wie die Art der Software, die Preisgestaltung, die Funktionen, die Benutzerfreundlichkeit und die Sicherheitsaspekte berücksichtigen. Ein gutes DMS-System kann die Produktivität des Unternehmens steigern und dabei helfen, Betriebskosten zu senken. Wenn Sie sich für eine DMS-Lösung entscheiden, finden Sie in den Erfolgsbeispielen anderer Unternehmen Inspiration für Möglichkeiten zur Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe.