Collaboration Software fördert die Gruppenarbeit zwischen allen Beteiligten eines Unternehmens oder nur einem Teil der Organisation. So können die Personen trotz einer in der Regel räumlichen/zeitlichen Trennung miteinander kommunizieren, zusammenarbeiten und Daten austauschen. Eine Collaboration zwischen Unternehmen und Kunde ist auch möglich.
Collaboration bedeutet frei auf Deutsch übersetzt so viel wie Zusammenarbeit. Denn genau dies ist mit dem passenden Tool möglich. So können mehrere einzelne Personen in Gruppen gemeinsam agieren und so ein effizientes Ergebnis für das Unternehmen herausholen. Auf diese Weise lassen sich diverse Projekte besser und schneller abwickeln und erledigen. Erfahre im folgenden Artikel alles rund um die Collaboration Tools.
Mittlerweile gibt es sehr viele Collaboration Tools, die einige praktische Funktionen mit sich bringen. Teilweise werden die Programme auch Groupware genannt, da mehrere Personen in einer Gruppe zusammen agieren.
Dabei muss es möglich sein, perfekt zu kommunizieren und so effizienter zu arbeiten. Ein gutes Collaboration Tool sollte sich nicht nur vom stationären PC, sondern auch von mobilen Endgeräten, wie Smartphones oder Tablets steuern lassen.
So können die Verwender auch von unterwegs aus bestimmte Projekte abwickeln und somit sehr flexibel agieren.
Die einzelnen Tools bringen jeweils bestimmte Funktionen mit sich und unterscheiden sich teilweise sehr stark in ihrem Funktionsumfang. Somit musst du für dich selbst entscheiden, welche Variante dir am ehesten zusagt. Weiter unten wird noch darauf eingegangen, worauf du bei der Wahl eines solchen Collaboration Tools achten solltest.
Es gibt kostenlose Modelle und auch solche, für die Du im Monat oder im Jahr einen bestimmten Betrag bezahlen musst. Auch darauf gehen wir später noch genauer ein.
Einfach gesagt handelt es sich bei einer Collaboration um eine Zusammenarbeit von mehreren Personen, die gemeinsam ein bestimmtes Ziel verfolgen. Dabei ist es wichtig zu wissen, dass die Kollaboration durchaus auch asynchron ablaufen kann.
Das bedeutet, dass die Teilnehmer nicht zwingend direkt miteinander kommunizieren, sondern erst später auf die Anfragen oder Hinweise der Kollegen antworten können.
Auch das sollte das jeweilige Collaboration Tool ermöglichen. Natürlich ist es aber auch machbar, die Arbeit synchron zu erledigen. Dabei agieren und kommunizieren die Teammitglieder zur selben Zeit.
Collaboration ist weitaus mehr als einfach nur eine freie Übersetzung des Wortes Zusammenarbeit. Vielmehr handelt es sich dabei um ein spezielles Konzept, mit dem sehe ich viele Arbeitsvorgänge eines Unternehmens beschleunigen und optimieren lassen.
Eine Collaboration-Software bringt einige praktische Vorteile mit sich, die wir nun etwas genauer erläutern.
Weiter oben wurde bereits erwähnt, dass es möglich ist, das Collaboration Tool von unterwegs aus, wie auch auf stationären Rechnern zu nutzen. Somit können die Teilnehmer zum Beispiel auch mit dem Handy, Laptop oder auch Tablet bestimmte Projekte abwickeln und Anfragen verarbeiten.
Dies ist ein großer Vorteil, von dem sicherlich viele Betriebe profitieren. Denn so ist es möglich, 24 Stunden am Tag und sieben Tage in der Woche theoretisch bestimmte Arbeiten zu erledigen.
Auch im Home Office kommt das Collaboration-Tool zum Einsatz, in dem bekanntermaßen viele Menschen auf der ganzen Welt derzeit sehr häufig sitzen.
Mit einem Collaboration-Tool können alle Teilnehmer eines Teams direkt erkennen, ob die jeweiligen Maßnahmen erfolgreich waren. Ist das nicht der Fall, können sie auch direkt die passenden Gegenmaßnahmen einleiten.
Auf diese Weise arbeitet der Betrieb deutlich effizienter, als wenn die Ergebnisse erst im nächsten Meeting besprochen werden. Alle Gruppenmitglieder haben schnell einen Ansprechpartner an den sie sich wenden können und können alle Aufgaben und Vorgänge des jeweiligen Projekts einsehen.
Zudem wissen sie genau, von wem welche Daten stammen und können sich an die passende Person wenden, wenn Sie Fragen haben.
Auch, wenn sich manche Unternehmen am liebsten immer an starre Richtlinien halten würden, ist es in der heutigen Zeit erforderlich, bestimmte Aktionen individuell und flexibel anzupassen.
Das ist zum Beispiel der Fall, wenn die Konkurrenz sich einen Vorteil verschafft hat. Denn dann sollten die passenden Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Mit der Collaboration-Software stehen dafür unterschiedlichste Tools zur Auswahl.
Durch das Collaboration-Tool sind die sensiblen Daten eines Unternehmens beziehungsweise des Projekts nur für die Teammitglieder einsehbar. So bleiben sie vor den Augen Dritter geschützt. Dies ist ein weiterer großer Vorteil, der für ein solches Programm steht spricht.
Da Du mit einem Collaboration-Tool viele Vorgänge eines Unternehmens optimierst und beschleunigst, sparst Du zum einen Geld und zum anderen auch Zeit. Denn Du musst nicht immer wieder mit Deinen Kollegen oder Kunden E-Mails hin und her schicken, was eine enorme Zeit in Anspruch nimmt.
Stattdessen findest Du alle wichtigen Informationen in dem Tool. Das spiegelt sich dann auch im Unternehmensergebnis wider, da Du und Deine Kollegen wesentlich effizienter vorgeht.
Mit der Collaboration-Software hast Du immer alle Termine im Blick. Somit verpasst Du keine Frist mehr und hältst alle Deadlines ein.
In jedem großen und auch vielen kleinen Unternehmen finden regelmäßig sogenannte Brainstormings statt. Dabei kommen unterschiedliche Personengruppen zusammen und bringen Ihre Informationen zu einem bestimmten Thema ein.
Mit diesen neuen Programmen ist es nun möglich, dies von unterwegs aus oder auch von dem eigenen Büro aus zu tun. Somit braucht nicht jeder Beteiligte auch wirklich in dem Unternehmen zu sein. Auf diese Weise lassen sich zum Beispiel Innovationen schneller auf den Markt bringen.
Es ist immer von Vorteil, wenn die Teammitglieder miteinander kommunizieren. Und wie bereits erwähnt, stehen dafür bei einem Collaboration-Tool unterschiedliche Kommunikationskanäle zur Verfügung, wie zum Beispiel auch ein Chat. Somit lassen sich auch alle Probleme schneller lösen.
Das alles zeigt, dass eine Collaborations-Software viele praktische Vorteile mit sich bringt. Wichtig ist aber in jedem Fall, dass sich damit alle Arbeiten erledigen lassen. Erfahre in den folgenden Absätzen, worauf Du bei der Wahl einer passenden Software achten solltest.
Zunächst einmal solltest Du überlegen, wofür Du die Collaboration-Software überhaupt benötigst. Dementsprechend wählst Du ein Programm aus, das ganz Deinen Vorstellungen entspricht.
Wichtig ist, dass alle Funktionen mit an Bord sind. In den folgenden Absätzen erfährst Du, was eine gute Collaboration-Software auf jeden Fall mit sich bringen sollte.
Die einzelnen Programme sind mit verschiedenen Funktionen ausgestattet. Auf diese Weise lassen sich alle Projekte passend verwalten. Dennoch sollte hier genau hingeschaut werden. Teilweise sind nur die Basisfunktionen in der gratis Version freigeschaltet.
Wenn Du den kompletten Funktionsumfang nutzen wills, musst Du daher die Premium-Version buchen. Doch unabhängig vom Preis sollten die folgenden Dinge möglich sein:
Weiter oben wurde bereits erwähnt, dass mit einer Collaboration-Software Teams zusammenarbeiten. Das bedeutet dann auch, dass bestimmte Daten untereinander geteilt werden sollten.
Wenn ein Teammitglied zum Beispiel eine neue Idee hat, stellt es diese ganz einfach auf der Plattform vor und die anderen Teilnehmer können darüber diskutieren.
Auf diese Weise handelt es sich sozusagen um eine digitale Art des Brainstormings. Gerade in der Zeit, in der sehr viele Menschen im Home Office sitzen, ist dies sehr praktisch.
Alle Teilnehmer können ihre eigenen Ideen mit einbringen und gemeinsam mit den anderen Mitarbeitern das bestmögliche Ergebnis erzielen.
Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass die Daten auch von unterwegs aus einsehbar sind und bearbeitet werden können. Alle Teammitglieder haben Zugriff auf ihre jeweiligen Arbeiten und können mit ihrem Vorgesetzten kommunizieren.
Genau dies ist auch der nächste Punkt, den wir nun etwas genauer beschreiben.
Ein Team kann nur effizient arbeiten, wenn alle Teammitglieder miteinander sehr gut kommunizieren. Bei etwaigen Problemen sollte es unterschiedliche Kanäle geben, um diese aus der Welt zu schaffen.
Achte bei der Wahl eines passenden Programms unbedingt auch auf diesen Punkt. Denn Kommunikation ist in jedem Unternehmen sehr wichtig.
So sollte möglich sein, mit den Teammitgliedern und Vorgesetzten per Chat, Videotelefonie, Instant-Messaging und natürlich auch per E-Mail zu interagieren.
Zudem verfügen viele dieser Programme auch über bestimmte Schnittstellen, mit denen sich zum Beispiel Outlook oder Skype bedienen lassen.
Das Collaboration-Tool sollte sich einfach und komfortabel bedienen lassen. Das gilt sowohl für bereits erfahrene Anwender wie auch für Neulinge. Letztere müssen alle wichtigen Schaltflächen direkt erkennen und sehen, wo sie drauf klicken müssen.
Gute Tools verfügen zudem über ein Tutorial oder einen FAQ-Bereich. Letzterer beinhaltet viele wichtige Fragen und Antworten zu diversen Themen.
So können sich die Anwender selbst hineinlesen und erhalten bei offenen Fragen direkt eine Hilfe. Alternativ muss es möglich sein, sich direkt an den Hersteller selbst wenden zu können.
Sehr gut kommen Programme bei vielen Usern an, bei denen zwar alle wichtigen Funktionen mit an Bord sind, die Oberfläche aber dennoch nicht zu überlaufen ist.
Denn so kommt es zu keiner Reizüberflutung und es lassen sich alle wichtigen Dinge einfach und komfortabel bedienen und erledigen.
Wie bereits angerissen, lassen sich mit dem Tool auch alle Fristen und Termine übersichtlich darstellen. So vergisst Du keine Deadlines mehr und bist Du immer pünktlich.
Das gilt übrigens nicht nur für Dich, sondern auch für alle weiteren Teammitglieder. Denn auch diese sollten den gemeinsamen Kalender nutzen und von den vielen Vorteilen profitieren.
Achte unbedingt bei der Wahl eines passenden Collaboration-Tools auch darauf. Die Termine werden mit den passenden Schnittstellen ganz einfach geteilt.
Wie bei jedem anderen Programm gibt es auch bei einer Collaboration-Software einige, allerdings nur sehr wenige, Nachteile. So kann es durchaus immer mal passieren, dass die Technik spinnt oder kein Internet vorhanden ist.
In diesem Fall sollten sich die Mitarbeiter des Teams auch alle wichtigen Termine in einem normalen Kalender in Papierform vermerken. So sind sie immer bestens gewappnet und verpassen trotz Stromausfall keine Fristen mehr.
Ganz grundsätzlich lässt sich mit der passenden Collaboration-Software die Effizienz eines Unternehmens steigern.
Zusätzlich sei auch gesagt, dass die Mitglieder des Teams trotz der einfachen und übersichtlichen Oberfläche sich einige Zeit in das Programm hineinarbeiten müssen.
Denn nur dann erkennen sie die vielen Vorteile und nutzen sie für ihre Zwecke. Somit ist dabei eine gewisse Einarbeitungszeit erforderlich. Diese solltest Du auf jeden Fall einplanen, wenn Du Dich für eine Collaboration-Software interessierst.
Häufig werden dafür ganze Schulungen abgehalten. Diese können sowohl im Unternehmen selbst wie auch extern stattfinden. Ein weiterer Nachteil ist die Tatsache, dass längst nicht alle Collaboration-Tools kostenlos sind.
So lassen sich häufig nur die Standardfunktionen in der gratis Version nutzen. Wenn Du allerdings die komplette Bandbreite an Tools verwenden willst, solltest Du Dich für eine Premium-Version entscheiden. Idealerweise vergleichst Du den Funktionsumfang der einzelnen Programme miteinander und wählst dann ein passendes Programm aus.
Diese Frage lässt sich nicht ohne Weiteres einfach pauschal beantworten. Denn dabei spielen unterschiedliche Faktoren eine Rolle. Wie bereits erwähnt, gibt es auch einige kostenlose Collaboration-Tools.
Wenn Du Dich hingegen für eine kostenpflichtige Version entscheidest, musst Du mindestens 30 Euro einplanen.
Darüber hinaus gibt es auch Programme, die über einen sehr großen Funktionsumfang verfügen und dementsprechend auch deutlich teurer sind. Für eine solche Software fallen Kosten in Höhe von zirka 150 Euro an.
Bei offenen Fragen kannst Du Dich direkt an die Softwarehersteller wenden und Dich kostenlos und natürlich auch unverbindlich beraten lassen.
Collaboration ist in vielen Unternehmen sehr praktisch. Denn, wenn die Projekte gemeinsam angegangen werden, können alle Teilnehmer des Teams ihre Ideen und Vorschläge einbringen.
Zudem stehen unterschiedliche Kommunikationswege zur Verfügung. So lassen sich alle Probleme deutlich schneller lösen. Bei der Auswahl eines solchen Programms solltest Du die Funktionen wie auch die Kosten der einzelnen Tools miteinander vergleichen.
Auch hier ist es durchaus von Vorteil, sich an die jeweiligen Hersteller zu wenden und bei offenen Fragen eine kostenlose Beratung zu nutzen.
Ganz grundsätzlich sorgt eine gute Collaboration-Software aber dafür, dass alle Termine im Blick behalten werden und keine Fristen mehr verstreichen können.
Profitiere auf unterschiedliche Weise von einer solchen und steigere damit die Effizienz in Deinem Unternehmen. Die Mitarbeiter können einfacher und vor allem auch schneller miteinander kommunizieren und lösen Ihre Aufgaben gemeinsam.
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