Prozessmanagement effizienter gestalten mit guten BPM Tools
Um das Prozessmanagement eines Unternehmens zu optimieren und Schwachstellen auszumerzen, ist eine professionelle Software für Business Process Management zu empfehlen.
Anders als die rein visualisierte Darstellung von Prozessabläufen durch einfache Software-Lösungen wie PowerPoint bieten professionelle BPM Tools weitaus detailliertere Möglichkeiten.
Gute Skalierbarkeit, einfache Bedienung und sinnvolle Funktionalität sind neben der absolut notwendigen Integration in die bestehende IT-Architektur nur einige der Faktoren, die bei der Auswahl des richtigen Tools zu berücksichtigen sind.
Was versteht man genau unter einem BPM Tool?
Business Process Management Tools nennt man Softwarelösungen, die speziell für die Anforderungen des betrieblichen Prozessmanagements geschaffen wurden.
Oft werden sie einfach mit BPMS abgekürzt, wobei das S für System oder auch Software stehen kann. Der Sinn und Zweck solcher Software ist es, die Geschäftsprozesse von Unternehmen zu modellieren, zu implementieren und einer fortgesetzten Optimierung zu unterziehen.
Dabei soll ein Tool unabhängig von der Größe des Unternehmens sowohl in kleinen Betrieben als auch in Großkonzernen gleichermaßen funktionieren und sämtliche Branchen abdecken.
Dies ist der Tatsache geschuldet, dass Prozesse und Abläufe in nahezu allen Firmen ständig komplexer und umfangreicher werden.
Die digitale Abbildung solcher Geschäftsprozesse ist die Grundlage zur Ausschöpfung des kompletten Potenzials von Optimierungen hinsichtlich Automatisierung oder Effizienzsteigerung.
Typische Einsatzgebiete von BPM Tools sind:
– Rechnungswesen
– digitale Abwicklung von Urlaubsanträgen
– digitale Abwicklung von Reisekostenabrechnung und Erstattungen
– Mitarbeiter-Rekrutierung und Erweiterung von Fähigkeiten
– Digitalisierung bestimmter Prozesse im Betrieb
– digitale Abbildung komplexer Szenarien und Projekte
– Einbeziehung aller Stakeholder von Projekten
Mit guter BPM Software lassen sich also viele Abläufe digitalisieren und solche, die bereits digitalisiert sind, optimieren. Die Auswahl der passenden Tools und die Implementierung im Unternehmen stellt jedoch für sich bereits eine große Herausforderung dar.
Nicht immer sind alle Beteiligten von der Perspektive einer digitalen Prozessmanagement-Software begeistert oder haben schlicht völlig andere Vorstellungen hinsichtlich der Anforderungen, die an die Software zu stellen sind.
Aufgrund der Vielzahl der verschiedenen Produkte am Markt kann es daher schwierig sein, das passende Produkt zu finden, das den Erfordernissen des Unternehmens ebenso Rechnung trägt, wie den Erwartungen derjenigen, die das BPM Tool im täglichen Einsatz nutzen sollen.
Wozu soll ein BPM Tool im Unternehmen eingeführt werden?
Dies ist vermutlich die wichtigste Frage, die sich Entscheider stellen sollten. Falls es nicht von Anfang an der Fall ist, solltest du unbedingt darauf achten, die Unternehmensführung zuerst mit ins Boot zu holen.
Wenn die Firmenleitung nicht hinter der Implementierung steht, wird es schwierig, die jeweiligen Abteilungen zu überzeugen, dass in Zukunft die BPM Software zum Arbeitsalltag gehören wird.
Solches Change Management ist wichtig und auf alle Neuerungen anzuwenden. Bei der Implementierung neuer Buchhaltungssoftware für die Finanzbuchhaltung oder einer neuen CAD/CAM-Lösung für die Produktion ist dies nicht anders.
Gleichwohl unterscheidet sich die BPM Software dadurch, dass sie häufig in allen Bereichen eines Unternehmens zur Verwendung kommt.
Denn schon die Analyse und Modellierung des IST-Zustandes in Unternehmen betrifft zwangsläufig sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Dass diese genaue Vorstellungen und Wünsche haben, ist nachvollziehbar. Die Notwendigkeit einer organisierten und strukturierten Lösung für Business Process Management steht dabei oft gar nicht zur Disposition.
Dass hierfür eine passende Software gefunden werden sollte, wird hingegen schnell bezweifelt. Viele der geforderten Funktionen wie eine grafische Darstellung von Abläufen und die Einbindung beteiligter Personen lassen sich schließlich auch über einfache (und sogar kostenlose) Softwarelösungen realisieren.
Die Möglichkeiten einer spezialisierten Lösung sollten daher allen Stakeholdern vermittelt und nahegebracht werden, bevor eine Entscheidung getroffen wird.
Auswahlverfahren für BPM Tools sollten ebenso sorgfältig sein wie für andere Produkte
Bei der Anschaffung teurer Hardware und Software setzen Unternehmen zu Recht auf bestimmte Auswahlprozesse und Ausschreibungen, die sich bewährt haben.
Schließlich müssen Software und Hardware genau zu den Anforderungen des Unternehmens passen. Bei BPM Software ist jedoch immer wieder zu beobachten, dass Unternehmen kaum Wert auf ein detailliertes Auswahlverfahren legen.
Vielmehr werden Lösungen implementiert, die sich in anderen Firmen bewährt haben, die irgendein Mitarbeiter vorgeschlagen hat oder die vielleicht auf einer Messe oder einer anderen Werbeveranstaltung gut verkauft wurden.
Dass eine beliebige BPMS-Lösung aber tatsächlich zu den komplexen Anforderungen des Unternehmens passt, ist unwahrscheinlich. Bei Buchhaltungssoftware und anderen digitalen Lösungen wird schließlich auch eine sorgfältige Evaluierung aller Optionen und Anforderungen durchgeführt, bevor man sie anschafft.
Ob ein Tool als lizenzfreie und kostenlose Software verfügbar ist oder ob hohe Lizenzgebühren anfallen, ist dabei sicher ebenfalls ein wichtiges Argument, das allerdings nicht entscheidend sein sollte.
Auf der einen Seite können kostenlose Tools für BPM durchaus den Anforderungen eines Unternehmens entsprechen, während auf der anderen Seite die teuerste Lösung nicht unbedingt auch die beste sein muss.
Es gilt also herauszufinden, welche Lösung für das jeweilige Unternehmen die geeignete ist. Fehlt diese Expertise im eigenen Unternehmen, sind externe Berater ein gangbarer Weg.
Allerdings sollten diese Beratungsleistungen unabhängig von einem bestimmten Software-Hersteller sein, denn nur eine unabhängige Beratung garantiert eine wirklich vollständige Auswahl aus den geeigneten Lösungen.
Berater verfügen zudem über die notwendige Erfahrung, mit Sorgen und Erwartungen beteiligter Personen umzugehen.
Alle Meinungen hören, ohne alle Wünsche zu erfüllen
Wie gelangt man nun zum passenden Business Process Managment Tool?
Bewährt hat sich die Vorgehensweise, zunächst die eigenen Anforderungen zu ermitteln und dabei auch die zukünftigen Entwicklungen zu berücksichtigen, die sich langfristig auf die Auswahl auswirken können.
Dann lassen sich Änderungen wesentlich einfacher implementieren. Denn eines muss Entscheidern klar sein: BPM Tools, die wirklich tief im Unternehmen und seinen Abläufen verwurzelt sind, lassen sich nicht ohne Weiteres durch eine andere Lösung ersetzen – jedenfalls nicht zeitnah und ohne großen Aufwand.
Daher ist es besser, sich von Beginn an Gedanken über die tatsächlichen und wahrscheinlichen Entwicklungen zu machen, die von der Software zu stemmen sind.
– Genügend Zeit für den Auswahlprozess einplanen. Hektische Schnellschüsse bringen niemanden weiter.
– Anforderungsanalyse: Sprich mit allen Beteiligten in den einzelnen Fachbereichen und sammle Meinungen. Auch unbequeme Ansichten oder Argumente sollten dabei nicht unter den Tisch fallen.
– Externe Berater können dabei helfen, ein exaktes Anforderungsprofil zu erstellen.
– Die Implementierung eines BPM Tools ist eine erhebliche Investition, die in die Betriebsabläufe eingreift. Sorgfalt bei der Auswahl zahlt sich also in jedem Fall aus.
– Anforderungen der IT sind gesondert zu betrachten und wirken sich nochmal stärker auf die Entscheidung aus, als die Anforderungen anderer Fachabteilungen. Nicht alle Argumente und Einwände sind also gleichrangig zu bewerten.
Diese Stichpunkte bilden nur einen kleinen Teil des umfangreichen Prozesses ab, den die Anschaffung von Business Process Management Tools an sich darstellt.
Auch wenn alle Meinungen angehört werden sollten, müssen nicht alle gleichrangig behandelt werden. Schließlich haben bestimmte Fachabteilungen bei den jeweiligen Projekten ein größeres Gewicht als andere.
Andererseits sollte aber auch niemand vor den Kopf gestoßen werden, denn die Akzeptanz einer Software-Lösung ist wichtig für ihren Erfolg.
Es ist letztlich nur selten möglich, alle Anforderungen unter einen Hut zu bringen. Umso wichtiger ist es, dass die gefundene Lösung möglichst ganzheitlich funktioniert und alle Beteiligten mitnimmt.
Welche typischen Anforderungen muss eine gute BPM Software erfüllen?
Es ist aufgrund der hochspezifischen Anforderungen einzelner Unternehmen kaum möglich, eine allumfassende Lösung für alles anzubieten.
Dennoch versuchen es viele Hersteller von BPM-Software. Das Kernprodukt bildet die prozessorientierte Managementperspektive ab, um die Organisationsprozesse End-to-End zu analysieren und zu kontrollieren.
Klassische Beispiele sind etwa die Abläufe, die durch eine Kundenanfrage ausgelöst werden und mit der Auslieferung der Ware bzw. der Erbringung der gewünschten Dienstleistung und deren Bezahlung enden.
Solche Prozesse werden als Procedure-to-Pay- oder Order-to-Cash-Abläufe bezeichnet. Der Einsatz von Business Process Management Tools ist jedoch mehr als das.
Er umfasst die Nutzung von Software und Technologielösungen, um die geforderten Geschäftsprozesse technisch umzusetzen. Ein BPM Tool ist also sowohl hochspezifisch als auch allgemein nutzbar, was die Auswahl nicht gerade erleichtert.
– Prozessanalyse: Hierbei unterstützt die BPMS die Beteiligten durch die Analyse aktueller Geschäftsprozesse. Sie lassen sich als Prozessmodelle im Ist-Zustand abbilden. Danach erfolgt die Untersuchung des aktuellen Prozesswissens und die Erstellung einer entsprechenden Dokumentation. Die genaue Art der angewendeten Verfahren kann sich je nach Tool und Branche stark unterscheiden. Die dabei erhobenen Daten auszuwerten, ist ebenfalls Aufgabe der BPM Software und hier zeigt sich, dass einfache Lösungen wie Powerpoint nicht ausreichen.
– Prozessveränderung: Nachdem die Ist-Analyse abgeschlossen ist, stehen Prozesstransformation und Prozessimplementierung an. Das Unternehmen steht also vor der Herausforderung, die mithilfe der BPM-Software ermittelten Prozessveränderungen tatsächlich umzusetzen. Dies erfolgt über die Fachabteilungen oder durch die Unterstützung geeigneter IT-Lösungen. Die Anpassung von Verantwortlichkeiten ist im Zuge dieser Phase ebenfalls üblich.
– Change Management: Alle Änderungen und Neuerungen müssen von den Stakeholdern mitgetragen werden. Die Ergebnisse und Empfehlungen, die mittels BPM Tool erstellt werden, sollten also entsprechend nachvollziehbar kommuniziert werden. Sorgen und Bedürfnisse der Prozessbeteiligten sind zu berücksichtigen, denn wenn im Arbeitsalltag einzelne Mitarbeiter die Änderungen nicht wie geplant umsetzen, ist der Erfolg der Prozesstransformation gefährdet.
-Skalierbarkeit: Künftige Änderungen im Unternehmen (insbesondere durch Wachstum) müssen sich auch über die BPM-Lösung abbilden lassen.
Nach dem Change ist vor dem Change
Auch nach Abschluss einer Transformation ist der Nutzen von BPM Tools gegeben, denn Überwachung und eventuelle Optimierungen sind im laufenden Betrieb notwendig, um die Zukunftssicherheit zu gewährleisten.
Hier kommt es naturgemäß früher oder später zu erneutem Transformationsbedarf. Gerade bei digitalen Abläufen ist die Optimierung im Business Process Management eigentlich nie beendet.
