PandaDoc

Wie ich bereits bei den Vorteilen schon erwähnte, nutzen wir hauptsächlich das Modul zum Vertragsmanagement. Von der Konzeption über die Aushandlung bis zur elektronischen Signatur ist hier alles quer durch unsere Abteilungen in Benutzung. Sei es kleine Verträge für Dienstleister oder sogar ganze Verträge für Kooperationen. Den Rest der Angebote kenne ich leider noch nicht.

Die Vertragserstellung läuft komplett über PandaDoc. Die Vorlagen für die allgemeinen Verträge liegen hier bereit und sind für alle Teammitglieder abrufbar. Gleichzeitig lassen sich Änderungen sehr einfach einbauen, so dass gesonderte Vertragsbedingungen schnell integriert sind. Die Kundendaten kommen aus dem CRM, was den ganzen Prozess nochmal beschleunigt.

Die Zeiten, zu denen man im eigenen Unternehmen Dokumente noch einzeln und individuell mit Textverarbeitungsprogrammen und eventuell der unterstützenden Serienbrieffunktion erstellt hat, sind längst vorbei. Die Herausforderung, individuelle Dokumente in Echtzeit erstellen zu können, blieb allerdings bestehen. Hinzu kam die Anforderung, auch digital signierte und damit rechtsgültige Dokumente zu versenden. Beides löst PandaDoc in zufriedenstellender Weise.

Bei guuru.com haben wir große Transparenz für das Angebots-Management, Vertragsverlängerungen etc. via Pandadoc aufgebaut. Mithilfe des Tools sparen wir im Sales Zeit und Aufwand indem wir professionelle Templates nutzen, die wir dann customizen können. Auch haben wir einen Approval Prozess, so dass man einstellen kann ob und wann das Management das Angebot vorher reviewen muss.

Ich würde PandaDoc auf jeden Fall jedem empfehlen, der die Kosten für elektronische Dokumentsignaturen mit der einfachen Einrichtung verwalten möchte. Das System ist ziemlich einfach in Gang zu bringen und das Support-Team ist bei jedem Schritt dabei, um Sie zum Laufen zu bringen. Wir haben eine Möglichkeit, die erforderlichen Dokumente schnell an die Personen zu senden, die sie benötigen (d.h. wir können eine E-Mail mit Links zu mehreren Dokumenten in einer Nachricht senden). Dies hilft bei Personen, die die Dokumente rechtzeitiger ausfüllen, und ermöglicht eine zertifizierte Unterschrift, die für eine Tonne anderer Anwendungen verwendet werden kann. Die zertifizierte Unterschrift ist auch eine große Sache. Wir müssen sicherlich Dokumente signieren lassen, und dies ermöglicht eine schnelle und einfache Möglichkeit, sie zu signieren und wieder in unsere Dateien zu bringen, ohne auf eine phisische Signatur warten zu müssen. Wir können die Dokumente auch direkt aus Panda heraus an Personen senden und den Fortschritt beim Ausfüllen der Formulare beobachten. Auf diese Weise können wir überprüfen, welche Felder vollständig sind und welche fehlen, wir können dann bei Bedarf bei der Fertigstellung helfen und überprüfen, ob sie alle erforderlichen Elemente nach Bedarf abgeschlossen haben.

Ich nutze PandaDoc für den digitalen Versand von Angeboten und sonstigen Dokumenten inkl. direkt implementiertem Unterschriftsprozess sowie als Contentbibliothek für Text- und Angebotsbausteine. In diesem Segment sicherlich eines der besten und marktführenden Tools. Ich löse mit dem Produkt zusätzlich die Herausforderung einen Einblick in das Verhalten des Angebotsempfängers zu erhalten und kann so besser abschätzen, wann der richtige Zeitpunkt für ein Follow-Up ist.